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Datum
26.04.2021

Fehler in der Nebenkostenabrechnung vermeiden

Wenn die Nebenkostenabrechnung bei Mieterinnen und Mietern eintrifft, besteht nicht immer Grund zur Freude: Nachzahlungen können gefordert werden. Doch nicht immer sind diese gerechtfertigt – in diesem Fall haben Betroffene das Recht auf Widerspruch. Um zusätzliche Kosten zu vermeiden, verraten wir Vermieterinnen und Vermietern die typischen Fehler und Stolpersteine in der Nebenkostenabrechnung.

Fehler in der Nebenkostenabrechnung vermeiden
(GettyImages/PhotoAlto Eric Audras)

Das Wichtigste in Kürze

  • Nebenkosten können meist nur anteilig übertragen werden
  • Faustregel: Laufende Kosten sind möglich, einmalige eher nicht
  • Zeitraum für die Nebenkostenabrechnung darf zwölf Monate nicht überschreiten
  • Unverhältnismäßig hohe Kosten müssen Mieterinnen und Mietern nicht dulden

Was steckt hinter den Nebenkosten?

Neben der Kaltmiete, die für die generelle Nutzung einer Wohnung anfällt, sind es die Nebenkosten, die monatlich als Vorauszahlung zu Buche schlagen. Am Ende eines Jahres oder Intervalls von zwölf Monaten wird abgerechnet: Die Nebenkostenabrechnung trifft bei den Mieterinnen und Mietern ein. Abhängig vom Nutzungsverhalten der Mieter und der Höhe der Vorauszahlungen kann es zu Rückzahlungen oder auch Nachzahlungen bei der Nebenkostenabrechnung kommen. Gerade bei Nachzahlungen werden die Betroffenen die Abrechnung gründlich prüfen. Daher ist gut zu wissen, welche Positionen seitens der Vermieterin oder des Vermieters abgerechnet und auf Mieter umgelegt werden dürfen.

Rechtlich korrekte Nebenkosten

Generell dürfen die Kosten für die Kalt- und Warmwasserversorgung sowie für die Heizung auf Mieterinnen und Mieter umgelegt werden. Zudem können Kosten für die folgenden Positionen, teils anteilig, umgelegt werden:

  • Strom für allgemein genutzte Anlagen (z.B. Beleuchtung im Treppenhaus oder Fahrstuhl)
  • Grundsteuer
  • Gartenpflege und Winterdienst
  • Gebäudereinigung
  • Straßenreinigung
  • Müllbeseitigung
  • Wartung (z.B. von Rauchmeldern, Schornsteinpflege, Heizungswartung etc.)

Generell gilt, was im Mietvertrag steht – sofern dies rechtlich in Ordnung ist.

Kriterien für die Nebenkostenabrechnung

Damit bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung keine Fehler auftreten, sollten sich Vermieterinnen und Vermieter an den folgenden Faustregeln orientieren:

1. Laufende Kosten umlegen

Wartungskosten, die beispielsweise jährlich anfallen, dürfen auf Mieterinnen und Mieter umgelegt werden. Handelt es sich um mehrere Parteien, werden die Kosten nach einem Umlageschlüssel (z.B. Wohnungsgröße, Personenzahl etc.) aufgeteilt. Einmalig anfallende Kosten, zum Beispiel für eine Reparatur oder den Einsatz einer neuen Heizungsaufbereitung, dürfen in der Regel nicht umgelegt werden.

2. Zeitraum beachten

Die Nebenkostenabrechnung umfasst maximal einen Zeitraum von zwölf Monaten. Was viele Mieterinnen und Mieter nicht wissen: Dieser darf flexibel gewählt werden. Der Betrachtungszeitraum ist demnach nicht unbedingt der 1. Januar eines Jahres bis zum 31. Dezember, sondern kann beispielsweise auch vom 1. April bis Ende März des Folgejahres sein.

3. Keine unwirtschaftlich hohen Kosten veranschlagen

Vermieterinnen und Vermieter sollten darauf achten, dass die Kosten für z.B. die Gartenpflege oder die Treppenhausreinigung nicht unwirtschaftlich hoch sind. Wenn unwirtschaftlich hohe Gebühren veranschlagt werden, ist ein Widerspruch seitens der Mieterin oder des Mieters möglich.

Belege aufheben:
Um die Höhe und den Zeitraum der Kosten nachzuweisen, sollten Vermieterinnen und Vermieter die entsprechenden Belege aufbewahren. Auf Anfrage einer Mieterin oder eines Mieters können Nachweise für eine Einsicht angefordert werden.

Nicht umlegbare Kosten

Sämtliche Kosten für die Hausverwaltung, die zum Beispiel Portokosten oder Gebühren für Telefongespräche umfassen, dürfen ebenso wenig an Mieterinnen und Mieter übertragen werden wie jene für einmalig anfallende Arbeiten. Dazu zählen etwa Renovierungsarbeiten im Treppenhaus oder der Austausch eines Geräts gegen eine modernere Variante.

Eine Sonderregelung betrifft die Hausmeister: Hier dürfen die Kosten für Wartungstätigkeiten anteilig übertragen werden.

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